VIRTUA – это не роскошь, а жизненная необходимость

Современный студент, как правило, не просто хорошо знаком с новейшими информационными технологиями, но активно их использует. Вряд ли его устроит библиотека, работающая по старинке. Персонал НТБ отлично это понимает и стремится к тому, чтобы библиотека была достойна статуса университетской.

В декабрьском выпуске газеты мы сообщили о крупном приобретении университета - интегрированной библиотечной системе VIRTUA и кратко охарактеризовали ее возможности. Теперь расскажем о том, что конкретно сделали сотрудники НТБ по освоению и внедрению новой системы и каковы ближайшие планы.

Обучение и поддержка на начальном этапе обеспечены библиотекой Томского университета, которая работает на основе VIRTUA уже 10 лет. В январе томские коллеги провели для нас семинар-тренинг по модулям Обслуживание, Каталогизация, Статистика, OPAC (интерактивный каталог открытого доступа). Визит А. Болотова, зав.отделом компьютерных технологий НБ ТГУ, помог более глубоко разобраться с системой и ее настройками. Мы непрерывно изучаем программу и сами, а это непросто: VIRTUA - американский программный продукт, и вся сопроводительная документация идет на английском языке. Кроме того, в системе заложена масса возможностей, отражающих реалии западной жизни, о которых мы порой не имеем представления.

Обучаются сотрудники на местах, создано несколько рабочих инструкций. Программист Р.Койнов и зав.отделом автоматизации М.Л.Сергачева адаптируют систему для работы в наших условиях. Технологическая группа, состоящая из ведущих специалистов НТБ, разрабатывает политику и стратегию библиотеки, связанную с использованием VIRTUA, на ближайшее будущее.

Серьезного внимания потребовал электронный каталог. Ранее он состоял из нескольких баз данных. Теперь они постепенно объединяются: в единую базу конвертированы библиографические записи книг, учебно-методических изданий СибГИУ, изданий из фонда иностранной литературы, ретрозаписи. На очереди – нормативно-техническая документация и труды ученых СибГИУ. С марта 2007г. каталогизаторы приступили к обработке новых поступлений уже в системе VIRTUA.

Большая нагрузка выпала на абонемент учебной и научной литературы. Именно здесь начнется обслуживание в электронном режиме. Каждая книга и каждый читательский билет, участвующие в процессе, должны иметь индивидуальный штрих-код. На сегодняшний день выдано около 3 тыс. билетов со штрих-кодами, в том числе всем студентам первого курса и сотрудникам библиотеки. К процессу книговыдачи подготовлены электронные формуляры этих читателей. Уже сейчас пользователи могут по соответствующему штрих-коду и пин-коду (уточнить на абонементе) через OPAC выйти на свой виртуальный формуляр и просмотреть его.

Еще больше работы с фондом: необходимо отобрать активную литературу, заштрихкодировать ее и отразить в каталоге, причем на двух уровнях. Библиографическую запись, если ее нет, создают каталогизаторы. А уже к ней сотрудники абонемента приписывают запись экземпляра. Первый вид записи – библиографический – давно знаком нашему читателю, ведь электронный каталог в НТБ ведется с 1992 года. А вот запись экземпляра – понятие новое и непривычное даже для профессиональных библиотекарей. Что это такое? Попросту говоря, в системе VIRTUA каждый документ из фонда библиотеки должен иметь свое виртуальное “лицо”. Благодаря этому с ним можно работать в электронном режиме: регистрировать выдачу экземпляра читателю, списывать, заказывать, бронировать и т.д. Статистика на начало июня такова: создано около 24 тыс. записей экземпляров, из них – 4 тыс. – новые поступления. Обработка литературы продолжится летом, чтобы как можно больше книг подготовить к началу учебного года.

Библиотека стоит на пороге важного события: в сентябре планируется запуск электронной книговыдачи, начиная с первокурсников. Если все пойдет нормально, будем обслуживать и второй курс. Читатели смогут быстро, без очередей, получать или возвращать книги. Не будет бумажных форм – читательских и книжных формуляров. Отпадет необходимость расписываться за полученные книги. Кроме того, при поиске в электронном каталоге читатели получат возможность видеть в режиме реального времени полную информацию о документе: его местонахождении, доступности, дате возврата, сроке и месте выдачи и т.д. Через OPAC можно будет в любой момент выйти даже на свой электронный формуляр и отследить ситуацию: какие книги на руках, когда необходимо их вернуть, нет ли штрафов. У читателей появится возможность просматривать историю книговыдачи, так как система фиксирует и это.

Специалисты НТБ, ответственные за обучение пользователей информационной грамотности, подготовили буклет “Как работать с электронным каталогом VIRTUA” и закладку “Электронный каталог VIRTUA”. Разрабатывается подробная инструкция, вносятся изменения в программу учебного курса.

А теперь об ответственности. Мы хотим, чтобы наши читатели знали с самого начала, что VIRTUA дисциплинирует всех. Согласно настройкам, книги выдаются на определенный срок, и в случае задержки литературы система насчитывает штрафы. Более того, она автоматически ставит блок (запрет), и процедура книговыдачи становится невозможной. Просим не забывать, что читательский билет выдан лично вам. Берегите его и ни в коем случае не передавайте другому лицу, ведь вы в ответе за все книги, выданные по вашему билету. Аккуратные читатели, мы уверены, не будут иметь проблем. Призываем студентов сдать всю ненужную литературу, чтобы библиотека смогла подготовить ее для выдачи следующим курсам в электронном режиме.

И в заключение. Персонал библиотеки не сомневается, что VIRTUA, система мирового уровня, понравится нашим пользователям: она принципиально меняет библиотечную технологию и предоставляет читателям новые возможности и комфортность обслуживания.

Л.О.Степанова,
зав.методическим отделом, технолог